Concepto de Dato
Un dato menciona Raul Horacio Saroka (2002), es una
representación formalizada de entidades o hechos, adecuada para la comunicación,
interpretación y procesamiento por medios humanos o automáticos.
Por ejemplo, en una organización, existen
empleados, muebles, etc. Para cada empleado, hay un número de legajo; para cada
mueble, un número de inventario, etc.
El dato es un material de valor escaso o nulo para
un individuo en una situación concreta; es una representación simbólica que por
sí misma no reduce la dosis de ignorancia o el grado de incertidumbre de quien
tiene que tomar una decisión.
Concepto de Información
Información menciona Raul Horacio Saroka (2002), es
el significado que una persona asigna a un dato. La información es un dato o un
conjunto de datos evaluados por un individuo concreto que trabaja, en un
momento dado, sobre un problema específico, para alcanzar un objetivo
determinado.
La información se genera a partir de un grupo de
datos seleccionados para reducir la dosis de ignorancia o el grado de incertidumbre
de quien debe adoptar una decisión.
La información hace referencia, pues, a datos
estructurados y seleccionados para un usuario, una situación, un momento y un lugar.
Mientras no sean evaluados o aplicados a un problema específico, los datos
seguirán siendo sólo datos, es decir, símbolos con poco o ningún significado.
Concepto de sistema
Un sistema menciona Raul Horacio Saroka (2002), es
un conjunto de elementos interrelacionados de modo tal que producen como
resultado algo superior y distinto a la simple agregación de los elementos.
De acuerdo con esta definición, en todo sistema
existen los siguientes componentes: elementos, relaciones y objetivo.
Los elementos o partes que conforman un sistema
pueden ser humanos o mecánicos, tangibles o intangibles, estáticos o dinámicos.
Las relaciones entre los elementos son las que
hacen que todo sistema sea complejo. La importancia de las relaciones, tanto en
el análisis y el diseño como en el comportamiento del sistema, es fundamental.
Esto se advierte con frecuencia en el ámbito de las organizaciones. Muchos gerentes,
por ejemplo, obtienen resultados exitosos donde otros fracasaron, a pesar de
que emplean a las mismas personas y cuentan con los mismos recursos.
Lo que estos gerentes han hecho es utilizar de otra
manera los mismos elementos, asignándoles distintos roles y modificando sus
interrelaciones. En una palabra, han cambiado el diseño del sistema.
En cuanto al objetivo, puede afirmarse que
constituye la razón de ser de un sistema. El comportamiento teleológico, es
decir, dirigido a la búsqueda de un objetivo, de un resultado, de una meta o de
un estado de equilibrio, constituye una característica presente en todos los
sistemas. El objetivo define al sistema; nada puede hacerse respecto a un
sistema (estudiarlo, rediseñarlo, evaluarlo, operarlo, dirigirlo, etc.) si no
se conoce su objetivo.
Modelo de sistema
Todo sistema se puede definir por sus entradas, su
proceso y sus salidas, y responde, por lo tanto, al modelo cuyo esquema es el
que se muestra en la siguiente figura:
Figura
4.1.1
Caja negra
Se dice que un sistema está perfectamente definido
cuando se conoce el proceso de transformación de las entradas en salidas.
Cuando no se conoce dicho proceso, se dice que se
trata de una caja negra. El recurso de considerar caja negra al proceso de numerosos
sistemas resulta imprescindible para operar con la realidad en la que cada uno
se desenvuelve.
Figura 4.1.2
Caja Negra
El sistema de información
Un sistema de información es un conjunto de
recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicos, normativos y metodológicos,
organizado para brindar, a quienes operan y a quienes adoptan decisiones en una
organización, la información que requieren para desarrollar sus respectivas
funciones.
Un sistema de información no requiere
necesariamente el uso de la tecnología de computación. Ha habido sistemas de
información antes de que se crearan las computadoras.
Administración
Su finalidad es
darle sentido a las diversas situaciones por las que una organización enfrenta,
tales como tomar decisiones, crear planes de acción para la resolución de
problemas de la organización, etc.
La finalidad de la administración
de servicios es el enfoque orientado al negocio y al servicio en lugar de darle
el enfoque en la tecnología.
Administración de Sistemas de Información
Según Whitten, Bentley y Dittman
nos dice que la administración de Sistemas de Información es un conjunto de
personas, datos, procesos y tecnologías de la información que interactúan para
recoger, procesar, almacenar y proveer la información necesaria para el
correcto funcionamiento de la organización.
La administración de sistema de información, presenta reportes basados
en las actividades de nivel de transacción. Con frecuencia la información
proporcionada se combina con otra de naturaleza externa. La necesidad de tomar
cada una de estas decisiones se presenta con frecuencia y, por tanto, la
información necesaria para ello debe prepararse con regularidad.
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Las
distintas clases de sistemas de información surgen de la satisfacción de
diferentes necesidades. Si el sistema de información satisface los
requerimientos del sistema-organización, las distintas clases de subsistemas de
información habrán de responder a las necesidades de distintos subsistemas de
la organización. Las organizaciones se pueden estructurar en 4 niveles: el
nivel operativo, constituido por los procesos físicos de producción y
distribución; el nivel de control operativo, el nivel de las decisiones
tácticas, y el nivel de las decisiones estratégicas. Las decisiones son
estructuradas, semiestructuradas o no estructuradas, según el nivel (a medida
que subimos en la pirámide, las decisiones son cada vez menos estructuradas).
Por lo tanto, la información que concierne a la toma de decisiones difiere en
los distintos niveles, lo que requiere la existencia de diferentes tipos de
sistemas que provean dicha información.
La
siguiente pirámide ilustra los diferentes niveles en una organización y el tipo
de decisiones que en cada uno de ellos intervienen.
Figura
4.1.3 Niveles en la organización
Diferentes
clases de sistemas.
En el nivel operativo: apoya a los encargados de las operaciones rutinarias de la empresa, como vender, comprar, depósitos, etc.
En el nivel
de conocimientos: ayuda a las personas que trabajan con documentos,
contadores, por ejemplo.
En el nivel
de administración: ayuda a los encargados de tomar decisiones (no
rutinarias, para distinguirlas de las del nivel operativo).
En el nivel
estratégico: ayuda a los administradores (gerencia) encargados de
determinar la estrategia de la organización.
Seis tipos
principales de sistemas
Sistemas de
Procesamiento de Transacciones (STP)
Sirven al nivel operativo en el trabajo diario
(p.ej.: impresora fiscal). Ejemplo:
·
ventas y
marketing,
·
Producción,
·
Finanzas,
·
Contabilidad y
·
Recursos humanos.
Sistemas de Trabajo de
Conocimientos y de Automatización de Oficinas
2-Los sistemas de
trabajo de conocimientos (KWS) ayudan a quienes crean nueva información, como
contadores, ingenieros, etc.
3-Los sistemas de
automatización de oficinas (OAS) en cambio ayudan a quienes procesan la
información como secretarias, archivistas, etc.
Sistemas de Información
Gerencial (MIS)
Brinda informes a
quienes administran una organización Estos informes son resúmenes de las
actividades rutinarias e informes de excepción.
Sistemas de Apoyo a
Decisiones (DSS)
Ayuda a quienes deben
tomar decisiones que son semiestructuradas, únicas o que cambian rápidamente.
Son más analíticos que otros sistemas. Son interactivos.
Sistemas de Apoyo a
Ejecutivos (ESS)
Sirven al nivel
superior de administradores, y le brinda información del entorno.
¿QUÉ
ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN ESTRATÉGICO?
Ayudan a la
organización obtener una ventaja
competitiva sobre los competidores. Se pueden utilizar en toda la organización
ESTRATEGIA
EN EL NIVEL DE NEGOCIO Y EL MODELO DE CADENA DE VALOR.
¿Cómo competir
eficazmente en un mercado específico?
Las estrategias son básicamente y
sustancialmente.
1-Ser el productor con
menor costo.
2-Diferenciar el
producto o servicio.
3-Ampliar o achicar el
mercado, según convenga.
¿Cómo aprovechar la
tecnología en la cadena de valor?
Se debe analizar la
cadena de valor para ver en qué lugar, los sistemas de información tendrían
mayor impacto.
Las actividades
primarias son las que se relacionan directamente con la producción de los
bienes y servicios de la organización.
Las actividades
secundarias colaboran con las primarias.
Productos y servicios
con sistemas de información
Los sistemas de información
pueden ayudar a diferenciar el producto, y evitar que la competencia lo copie.
Sistemas para
concentrarse en un nicho de mercado
·
Se debe buscar un
producto o servicio que la empresa pueda ofrecer, con ventajas para los
clientes.
·
El sistema de información
puede proporcionar información de ventas y marketing.
·
Adquirir un cliente es
5 veces más caro que conservarlo.
·
Extracción de datos:
intimidad de las personas.
Estrategia
en el nivel de la compañía y tecnología de información
¿Cómo la tecnología
ayuda a un mejor desempeño de la compañía?
Con la sinergia,
agrupando las unidades que utilizan la misma tecnología, uniendo mercado y
conocimientos.
Mejoramiento
de las aptitudes centrales
La aptitud central, es
en lo que más conocimientos tienen la empresa.
Los sistemas de información ayudan a obtener esos conocimientos.
Estrategia
en el nivel de industria y sistemas de información: fuerza competitiva y
economía de redes
¿Cómo y cuándo se debe
competir, en lugar de colaborar con otras compañías de la industria?
Sociedades de
información En una sociedad de información, las compañías comparten
información. Gracias a esto pueden cruzar clientes, y compartir inversiones.
Bancos, Financieras, Hipermercados, Cadenas, etc.
Modelo
de fuerzas competitivas
Es un modelo para
analizar cómo es afectada la empresa por la competencia y el entorno.
Colaborando con otras empresas es posible crear un estándar para la industria,
y así obligar a todo el mercado a adoptarlo.
Economía
de redes
En una red, el costo
marginal de agregar uno más es mucho menor a la ganancia marginal que podría
obtenerse.
CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
Según Emery, las
principales características de un sistema de información, son:
- Forman parte de las actividades de la organización; un sistema de información gerencial bien proyectado, se vuelve parte integrante de las actividades de la organización, en todos sus niveles.
- Estar basado en tecnología de computación; un sistema de información es, ciertamente, mucho más que un conjunto de procesos computarizados, por lo tanto, un sistema de información que no esté basado en parte por tecnología informática, o es relativamente simple o fue proyectado precariamente.
- Ser un sistema hombre - máquina; un sistema de información bien proyectado que interrelaciona tareas entre hombres y máquinas en forma eficiente.
- Ser una colección de subsistemas; un sistema de información está compuesto por una colección de subsistemas; y el grado de conexión entre esos subsistemas es variado (puede ser más fuerte o más débil), según sea, el nivel de integración, técnica y económica, más adecuado. Un sistema integrado de datos electrónicos (EDI) es útil para cualquier situación.
- Ser adaptable a necesidades de cambios; un sistema de información bien diseñado debe responder continuamente a las necesidades de cambios y avances tecnológicos.
Tener
en cuenta que los sistemas de información, son alimentados con información que
debe cumplir con las siguientes características:
Relevancia:
proporción de datos necesarios para la aplicación.
Facilidad:
obtención fácil de los valores de los datos.
Claridad:
términos claramente definidos.
Totalidad:
inclusión de todos los elementos de datos necesarios.
Esencialidad:
exclusión de los elementos de datos innecesarios.
Precisión:
dominio de valores suficientemente grande para soportar aplicaciones.
Identificación:
facilidad de identificación de las entidades.
Robustez:
vista suficientemente amplia como para no requerir cambios periódicos.
Flexibilidad:
facilidad para la modificación.
Homogeneidad:
definición de los tipos de entidad con los atributos necesarios.
De la definición de Bertalanffy, según la cual el sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas, se deducen dos conceptos: el propósito (u objetivo) y el de globalizo(o totalidad. Esos dos conceptos reflejan dos características básicas en un sistema. Las demás características dadas a continuación son derivan de estos dos conceptos.
a) Propósito u objetivo: Todo sistema tiene uno o algunos propósitos u objetivos. Las unidades o elementos (u Objetos., como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.
b) Globalismo o totalidad: todo sistema tiene una naturaleza orgánica, por la cual una acción que produzca cambio en una de las unidades del sistema, con mucha probabilidad producirá cambios en todas las otras unidades de éste. En otros términos, cualquier estimulación en cualquier unidad del sistema afectará todas las demás unidades, debido a la relación existente entre ellas. El efecto total de esos cambios o alteraciones se presentará como un ajuste del todo al sistema. El sistema siempre reaccionará globalmente a cualquier estímulo producido en cualquier parte o unidad. Existe una relación de causa y efecto entre las diferentes partes del sistema. Así, el Sistema sufre cambios y el ajuste sistemático es continuo. De los cambios y de los ajustes continuos del sistema se derivan dos fenómenos el de la entropía y el de la homeostasia.
e) Entropía: Es la tendencia que los sistemas
tienen al desgaste, a la desintegración, para el relajamiento de los estándares
y para un aumento de la aleatoriedad. A medida que la entropía aumenta, los
sistemas se descomponen en estados más simples. La segunda ley de la termodinámica explica
que la entropía en los sistemas aumenta con el correr del tiempo.
A medida que aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. Si por falta de comunicación o por ignorancia, los estándares de autoridad, las funciones, la jerarquía, etc. de una organización formal pasan a ser gradualmente abandonados, la entropía aumenta y la organización se va reduciendo a formas gradualmente más simples y rudimentarias de individuos y de grupos. De ahí el concepto de negentropía o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema.
A medida que aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. Si por falta de comunicación o por ignorancia, los estándares de autoridad, las funciones, la jerarquía, etc. de una organización formal pasan a ser gradualmente abandonados, la entropía aumenta y la organización se va reduciendo a formas gradualmente más simples y rudimentarias de individuos y de grupos. De ahí el concepto de negentropía o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema.
d)Homeostasis: Es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del medio ambiente.
La definición de un sistema depende del interés de la persona que pretenda analizarlo. Una organización, por ejemplo, podrá ser entendida como un sistema o subsistema, o más aun un supe sistema, dependiendo del análisis que se quiera hacer: que el sistema
Tenga un grado de autonomía mayor que el subsistema y menor que el supersistema.
Por lo tanto, es una cuestión de enfoque. Así, un departamento puede ser visualizado como un sistema, compuesto de vario subsistemas(secciones o sectores) e integrado en un supersistema(la empresa), como también puede ser visualizado como un subsistema compuesto por otros subsistemas(secciones o sectores), perteneciendo a un sistema
(La empresa), que está integrado en un supersistema (el mercado o la comunidad. Todo depende de la forma como se enfoque.
El sistema totales aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones. El objetivo del sistema total define la finalidad para la cual fueron ordenados todos los componentes y relaciones del sistema, mientras que las restricciones del sistema son las limitaciones introducidas en su operación que definen los límites (fronteras) del sistema y posibilitan explicar las condiciones bajo las cuales debe operar
ROLES ESTRATEGICOS DE LOS SI EN LOS NIVELES DE ORGANIZACIÓN
Los sistema de
información facilitan llevar a cabo la administración estratégica de le
empresa, que incluye la planeación a largo plazo, la administración de la
respuesta y procesos de innovación.
Esto se desarrolla a
través de los sistemas estratégicos que se definen como aquellos que apoyan o
dan una forma o estrategia competitiva de un negocio. Este sistema se
caracteriza por su capacidad para cambiar significativamente la manera como se
hacen los negocios.
La
implementación de este tipo de sistemas permite crear una ventaja competitiva
al aumentar el desempeño y la productividad de la empresa.
Una adecuada implementación de estos sistemas puede permitir la reducción de costos, ofrecer servicios diferenciados para los clientes, realizar entregas a tiempo.
Retos
Gerenciales
Una vez que se consigue
una ventaja competitiva hay que mantenerla.
Retos:
·
Integración de los
sistemas, para lograr mayor eficiencia.
·
Mantenimiento de la
ventaja competitiva
Aplicaciones de sistemas clave en la
organización
En una
organización Hay varios sistemas que Proporcionan distinta
Información
CONCLUSION
Para
muchas personas la administración de los sistemas de información es un tema muy
importante se debe tener en cuenta sobre todo en la seguridad y el control de
esta, es por ese motivo el cual se habla sobre el tema, para lo cual antes se
tuvieron que definir algunos conceptos generales que se apreciaron
anteriormente como son dato, información y sobre todo definir que es un sistema
de información, además se habló sobre los diferentes tipos de información que
existen en las organizaciones en el cual observamos que estas dependen del tipo
de jerarquía para el cual estén dirigidos en la empresa, para lo cual también
observamos los roles estratégicos de los SI en la organización.
REFERENCIAS
http://biblioteca.uns.edu.pe/saladocentes/archivoz/publicacionez/s2_si.pdf
Horacio Saroka Raul,
“Sistemas de Información en la era Digital”, Fundacion OSDE, 2002.
-Effy
Oz, Administración de los Sistemas de Información, Quinta Edicion, Cengage
Learning, Inc., Mexico D.F, 2008
